Whitepaper Technik und Datenschutz
Dieses Whitepaper erläutert Aufbau und Betrieb von GeORG und beschreibt den Stand zum unten genannten Datum; die Plattform wird laufend weiterentwickelt. Verbindlich sind allein AGB, AV-Vertrag und SLA; die geschuldeten Sicherheitsmaßnahmen ergeben sich aus den technischen und organisatorischen Maßnahmen. Eine Garantie übernimmt der Anbieter nach § 2.7 der AGB nur durch ausdrückliche Zusage in Textform.
1. Überblick
Ihre Organisation vertraut GeORG sensible Daten an – von Kontaktdaten bis zu Informationen aus der Kinder- und Jugendarbeit. Dieses Dokument beschreibt im Klartext, wie die Plattform aufgebaut ist, wo die Daten liegen und wie sie geschützt werden.
GeORG wird von Sebastian Krüger entwickelt und betrieben. Datenschutzrechtlich ist der Anbieter Ihr Auftragsverarbeiter: Sie bleiben Verantwortlicher und damit Herr Ihrer Daten, der Anbieter verarbeitet sie ausschließlich in Ihrem Auftrag und nach Ihren Weisungen. Grundlage ist der Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit den technischen und organisatorischen Maßnahmen in ihrem jeweils aktuellen Stand.
2. Architektur
GeORG ist eine Webanwendung. Die Nutzung erfolgt im Browser über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS), eine Installation auf den Endgeräten Ihrer Mitarbeitenden ist nicht erforderlich. Anwendung, Datenbank und Dateiablage laufen zentral auf den Servern des Anbieters; der Funktionsumfang ist in Module gegliedert, die je Organisation gebucht werden.
Neben der Produktivumgebung bestehen getrennte Umgebungen für Test und Entwicklung. Größere oder zusammengehörige Organisationen können den Betrieb auf einer eigenen Instanz vereinbaren.
3. Mandantentrennung
GeORG ist mehrmandantenfähig: Jede Organisation ist ein eigener Mandant. Die Trennung erfolgt durchgängig über eine Mandantenkennung, die jeder Datensatz trägt und die bei jedem Zugriff ausgewertet wird. Hochgeladene Dateien liegen je Mandant in einem eigenen Speicherverzeichnis. Die Anwendung ist darauf ausgelegt, Zugriffe auf den jeweils eigenen Mandanten zu begrenzen; die Trennungskontrolle ist als Maßnahme in den technischen und organisatorischen Maßnahmen beschrieben.
4. Hosting und Rechenzentren
Der Betrieb erfolgt ausschließlich in Deutschland:
- Hetzner, Nürnberg – Betrieb der Anwendung
- ALL-INKL, Dresden – ausgelagerte Datensicherung und E-Mail-Versand
Eine Übermittlung in Drittländer findet nicht statt. Beide Dienstleister sind durch einen Auftragsverarbeitungsvertrag gebunden und betreiben zertifizierte Rechenzentren; die physische Sicherheit verantworten die Rechenzentrumsbetreiber.
5. Datenhaltung und Datensicherung
- Der Zugriff auf die Plattform erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS/ HTTPS).
- Hochgeladene Dokumente sind nicht öffentlich abrufbar, erhalten einen gehashten Dateinamen und werden erst nach Berechtigungsprüfung ausgeliefert.
- Tägliche Backups auf ein getrenntes System sowie eine zusätzliche Sicherung an einem ausgelagerten Ort bei einem zweiten Anbieter. Die Aufbewahrung beträgt mindestens sieben Tage, maximal 3 Monate.
6. Zugriffsschutz
Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung
Jede Person arbeitet mit einem individuellen Benutzerkonto. Für Passwörter gilt eine Mindestkomplexität; gespeichert werden sie ausschließlich als sicherer Hash (bcrypt). Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung steht bereit und kann für einzelne Rollen – etwa administrative – verpflichtend gemacht werden.
Der Serverzugriff des Anbieters erfolgt ausschließlich über SSH-Schlüssel ohne Passwortanmeldung; die Verwaltungszugänge zu Hosting und Infrastruktur sind durch Zwei-Faktor-Authentifizierung geschützt.
Rollen und Berechtigungen
GeORG verfügt über ein feingranulares Rollen- und Rechtekonzept. Rechte werden über Rollen vergeben und wirken je nach Funktion bis auf den einzelnen Datensatz. Die Plattform lässt sich so einrichten, dass jede Person nur die Daten sieht, die sie für ihre Aufgabe benötigt.
Welche Rollen Sie einrichten und wer darüber welche Daten sehen kann, entscheiden Sie: Die Verwaltung der Benutzerkonten und Berechtigungen liegt nach § 6.2 der AGB bei Ihnen.
7. Protokollierung und Änderungsverfolgung
Für die wesentlichen Daten führt GeORG eine Änderungshistorie (Audit-Log): Wer hat wann was geändert, mit altem und neuem Wert. Ergänzend werden Zugriffe protokolliert und der letzte Anmeldezeitpunkt je Benutzerkonto gespeichert. Durch die individuellen Benutzerkonten sind Eingabe, Änderung und Löschung nachvollziehbar.
8. Löschkonzept und Aufbewahrung
Ihre Daten gehören Ihnen. Während der Vertragslaufzeit können Sie jederzeit deren Herausgabe verlangen; wir stellen sie Ihnen in einem gängigen, maschinenlesbaren Format bereit. Nach Vertragsende bleiben die Daten 30 Tage zum Export verfügbar und werden anschließend nach Maßgabe des AV-Vertrags gelöscht; ausgenommen sind Daten, für die eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Wo eine vollständige Löschung technisch nicht möglich ist, steht eine Pseudonymisierung zur Verfügung.
9. Betrieb, Updates und Notfallvorsorge
Sicherheitsaktualisierungen von Betriebssystem, Laufzeitumgebung und eingesetzten Bibliotheken werden entsprechend der Sicherheitslage eingespielt und in die regulären Releases integriert. Die Wirksamkeit der Maßnahmen wird mindestens alle zwölf Monate sowie anlassbezogen überprüft.
Für den Fall des persönlichen Ausfalls des Anbieters ist eine zweite Vertrauensperson eingewiesen und kann über ein zweistufiges Verfahren auf die Infrastruktur zugreifen, um den Betrieb sicherzustellen. Wird der Betrieb von GeORG endgültig eingestellt, sagt § 13 der AGB eine Ankündigungsfrist sowie – soweit dem keine Rechte Dritter entgegenstehen – die Freigabe des Quellcodes unter einer anerkannten Open-Source-Lizenz zu, damit ein Weiterbetrieb möglich bleibt. Maßgeblich ist der Wortlaut des § 13 der AGB.
10. Betroffenenrechte und Sicherheitsvorfälle
Als Auftragsverarbeiter unterstützt der Anbieter Sie dabei, die Rechte betroffener Personen zu erfüllen – Auskunft, Berichtigung, Löschung, Datenübertragbarkeit. Da Sie der Verantwortliche bleiben, laufen Anfragen betroffener Personen immer zuerst über Sie; wendet sich jemand direkt an den Anbieter, leitet dieser die Anfrage an Ihre Organisation weiter und weist die anfragende Person auf die Weiterleitung hin. Eine eigene Beantwortung durch den Anbieter erfolgt nach § 7.3 des AV-Vertrags nicht.
Kommt es trotz aller Schutzmaßnahmen zu einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, informiert der Anbieter Sie unverzüglich mit allen bekannten Fakten – Art, Umfang und ergriffene Maßnahmen – und unterstützt Sie bei einer etwaigen Meldung an Ihre Aufsichtsbehörde sowie bei der Benachrichtigung Betroffener. Die Entscheidung über eine Meldung liegt bei Ihnen als Verantwortlichem.
11. Eingesetzte Dienstleister
Siehe Anlage 2 – Unterauftragnehmer.
12. Zertifizierungen
GeORG besitzt derzeit keine formale Zertifizierung (etwa nach ISO 27001) und wurde nicht extern auditiert. Eine Zertifizierung ist perspektivisch denkbar und kann auf Wunsch auch durch Kunden oder Kundengruppen auf eigene Kosten veranlasst werden.
13. Ansprechpartner
Sebastian Krüger
GeORG.app – Digitale Gemeindeverwaltung
Slamener Höhe 6
03130 Spremberg
Telefon: 03563 592318
E-Mail: hallo1@georg.app