Protokoll & Versand

Entwurf versenden

Sobald das Protokoll steht, verschickt die Schriftführung im Tab Aktion den Protokoll-Entwurf – alle Mitglieder erhalten das PDF und können Anmerkungen zurückmelden. Ab dem Entwurfsversand dürfen alle Teilnehmenden das Protokoll in GeORG lesen.

Bestätigen und finalisieren

Vor der Finalisierung bestätigen Sitzungsleitung und Schriftführung das Protokoll im Tab Aktion – auf Wunsch mit Unterschrift auf dem Signaturfeld. Zeitpunkt und Person werden festgehalten und erscheinen im PDF.

Danach versendet Protokoll finalisieren die endgültige Fassung an alle Mitglieder und friert sie als PDF im Verlaufs-Protokoll ein. Die Verabschiedung erfolgt üblicherweise in der nächsten Sitzung (TOP „Protokoll der letzten Sitzung“).

Protokollauszüge

Für Beschlussauszüge wählst du im Tab Aktion einzelne Tagesordnungspunkte aus und lädst sie als PDF herunter – optional mit verkürzten Stammdaten (ohne Anwesenheitsliste).

Verlaufs-Protokoll

Jede Versand-Aktion wird protokolliert: wer hat wann was an wen versendet, wer wurde mangels E-Mail-Adresse übersprungen, und das versendete PDF bleibt zum Download archiviert.

Zum Abschließen der Sitzung (Phase „abgeschlossen“) muss das Protokoll finalisiert sein.