Vorlagen, Notizen & Gespräche

Sitzungs-Vorlagen

Eine Vorlage bearbeitest du in derselben Ansicht wie eine Sitzung – erkennbar am Kennzeichen Vorlage. Es gibt dort kein Datum, keine Teilnehmenden und keinen Versand; Verantwortliche hinterlegst du als Amt, nicht als Person. Neue Sitzungen übernehmen aus der Vorlage:

• die Tagesordnung mit Texten und verantwortlichen Ämtern
• Zugriff auf das Protokoll und die Sitzungseinstellungen
• Automatischer Versand: Save the Date bzw. Einladung zur Mitarbeit X Tage vor der Sitzung
• Frist für die Tagesordnung (Tage vor der Sitzung)
• die angepassten Nachrichtentexte
• Standard-Uhrzeiten und -Ort

Vorlagen verwaltest du auf der Gremium-Seite über Vorlagen (Amtsrecht „Sitzung verwalten“). Am schnellsten entsteht eine Vorlage über „Als Vorlage speichern“ in den Stammdaten einer gelungenen Sitzung.

Notizen & Gespräche

Unter Gremien → Notizen & Gespräche hältst du fest, was außerhalb formaler Sitzungen passiert:

• Notiz – ein schneller Gedanke, ohne Formalien („Schnell festhalten“)
• Gespräch – eine Gesprächsnotiz, optional mit eingeladenen Personen, die dann ebenfalls Zugriff erhalten
• Sitzung – ein persönliches Treffen mit vollem Sitzungs-Werkzeugkasten

Der Clou ist die Tag-Zuordnung: Ein zwischendurch notierter Gedanke taucht über seinen Tag später automatisch in der Recherche auf – genau dann, wenn der Tag im Gremium wieder auf der Tagesordnung steht.

Fokusmodus

Über Fokusmodus oben rechts schreibst du ein Gespräch oder eine Notiz in einem einzigen großen Editor – ohne einzelne Punkte aufzuklappen. Die Gliederung entsteht beim Schreiben:

• Überschrift 1 beginnt einen neuen Punkt (der Text der Überschrift ist sein Titel), Überschrift 2 und 3 legen Unterpunkte an.
• Text vor der ersten Überschrift wird ein eigener Punkt mit dem Titel des Gesprächs bzw. der Notiz.
• Tipp: # am Zeilenanfang macht eine Überschrift 1, ## eine Überschrift 2.

Rechts neben jeder Überschrift stehen die Tags des Punkts: Ein Klick öffnet die Recherche zum Tag, über # ordnest du weitere zu, über × entfernst du einen.

Gespeichert wird automatisch. Benennst du Überschriften um oder verschiebst sie, bleiben Aufgaben, Tags, Dateien und Verlauf am jeweiligen Punkt. Entfernst du eine Überschrift samt Text, landet der Punkt im Papierkorb. Mit Fokusmodus wechselst du zurück zur gewohnten Ansicht.

Persönliche Einträge sehen nur du selbst und ausdrücklich eingeladene Personen.