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Sitzung planen

Sitzung anlegen

  1. Öffne Gremien → Sitzungen und klicke auf Sitzung anlegen – oder nutze den Button direkt auf der Gremium-Seite.
  2. Wähle Gremium, Datum und Uhrzeit.
  3. Optional: Wähle eine Vorlage – sie bringt die TOP-Struktur und Einstellungen (Protokoll-Zugriff, Fristen, Versand-Automatik) mit.

Sitzungen anlegen dürfen die Leitung des Gremiums und die Modul-Verwaltung.

Tagesordnung zusammenstellen

Auf der Sitzungs-Seite im Tab Tagesordnung:

  • TOP hinzufügen erstellt neue Tagesordnungspunkte; über das Kontextmenü entstehen Unterpunkte (bis zu drei Gliederungsebenen, z. B. 5.1.2).
  • Die Reihenfolge änderst du per Drag & Drop am Griff-Symbol – auch zwischen den Ebenen. Alternativ gibt es Ein-/Ausrücken im Kontextmenü.
  • Pro TOP legst du Typ (Diskussion/Beschluss/Information), geplante Dauer, Verantwortliche und den Tagesordnungstext fest.
  • Dokumente hängst du direkt an den TOP – sie sind für alle Teilnehmenden sichtbar.
  • Über Ausblenden verschwindet ein TOP aus Tagesordnung und PDF, ohne gelöscht zu werden.

Alle Eingaben werden automatisch gespeichert.

Themen zuordnen

Rechts neben der Tagesordnung liegt die Liste deiner Themen. Klappe einen TOP auf und klicke ein Thema an, um es zuzuordnen – so bleibt der Gesprächsgegenstand über Sitzungen hinweg verfolgbar.

Tagesordnung versenden

Im Tab Aktion:

  • Save the Date und Einladung zur Mitarbeit kannst du früh verschicken – oder per Vorlagen-Einstellung automatisch versenden lassen.
  • Tagesordnung finalisiert die Planung: Alle Mitglieder erhalten eine E-Mail mit Direktlink und der Tagesordnung als PDF, die Sitzung wechselt in die Phase „in Vorbereitung“.
  • Spätere Änderungen verschickst du als Ergänzung / Korrektur.

Mit der Frist für die Tagesordnung (Tab Stammdaten) erinnert GeORG die Sitzungsleitung automatisch zwei Tage vor Ablauf.

Vorbereitung als Teilnehmende

Nach dem Versand können alle Mitglieder die Sitzung öffnen, Texte und Dokumente lesen und persönliche Notizen samt eigener Dokumente an jedem TOP hinterlegen – die sieht niemand sonst. Wer verhindert ist, entschuldigt sich mit einem Klick im Tab Teilnehmende.