Bereiche
Bereiche bilden die Struktur deiner Organisation ab: Gremien, Arbeitsfelder, Dienste, Angebote, Gruppen und Projekte. Sie beantworten die Frage „Wer gehört wozu – und in welcher Funktion?" und sind die gemeinsame Grundlage für Mitgliedschaften, Zuständigkeiten und die Gremienarbeit.
Wozu Bereiche da sind
- Menschen organisieren: Personen, Teams und Platzhalter werden in Bereichen zusammengefasst – nicht wahllos, sondern immer über ein Amt bzw. eine Position (siehe Ämter & Zuordnung).
- Zuständigkeiten abbilden: Über die Ämter ergeben sich Leitung, Stimmrecht und Sitzungsteilnahme.
- Basis für Gremien: Für jeden Bereich lässt sich die Sitzungsverwaltung mit Sitzungen, Tagesordnung und Protokoll einschalten.
Arten von Bereichen
Jeder Bereich hat eine Art. Sie ordnet ein, worum es geht; die Funktionen (Sitzungsverwaltung, Personen, Teams, Termine, öffentlich) bleiben eigene Schalter und werden beim Anlegen passend zur Art vorbelegt.
| Art | Wofür | Vorbelegt |
|---|---|---|
| Gremien | Beschließt und beaufsichtigt | Sitzungsverwaltung, Personen, Termine |
| Arbeitsfelder & Dienste | Aufgaben der Organisation und Einsätze | Personen, Teams, Termine |
| Angebote & Gruppen | Für Teilnehmende oder Gemeinschaft | Personen, Teams, Termine, öffentlich |
| Projekte | Zeitlich befristete Vorhaben | Sitzungsverwaltung, Personen, Teams, Termine |
Bereiche ohne Art erscheinen unter „Ohne Art" und lassen sich nach und nach einsortieren.
Eigenschaften eines Bereichs
| Eigenschaft | Bedeutung |
|---|---|
| Name / Kurzname | Bezeichnung des Bereichs |
| Art | Einordnung (siehe oben) |
| Bereichskategorie | Gruppierung gleichartiger Bereiche (frei definierbar) |
| Übergeordneter Bereich | Verschachtelung zu einer Hierarchie |
| Sitzungsverwaltung | Schaltet Sitzungen, Tagesordnung und Protokoll frei |
| Öffentlich | Sichtbarkeit außerhalb der internen Verwaltung |
Bereiche archivieren
Abgeschlossene Projekte oder nicht mehr bestehende Bereiche lassen sich in den Details über „Archivieren" stilllegen, ohne etwas zu löschen:
- Archivierte Bereiche stehen in Auswahllisten (Termine, Dienstplan, Pflichtnachweise, Mitgliedschaften, Filter …) nicht mehr zur Wahl – außer dort, wo sie bereits zugeordnet sind; diese Zuordnung bleibt beim Speichern erhalten.
- Ihre Mitglieder werden im Dienstplan nicht mehr vorgeschlagen und nicht mehr für Abwesenheitsabfragen oder den Dienstplan-Versand herangezogen.
- Pflichtnachweise leiten aus ihnen keine Zuweisungen mehr ab.
- In der Sitzungsverwaltung erscheinen sie nicht mehr; neue Sitzungen lassen sich für sie nicht anlegen. Bestehende Sitzungen und Protokolle bleiben erreichbar.
Archivierte Bereiche findest du in der Liste unter dem Reiter „Archiv". Über „Aus Archiv holen" werden sie wieder aktiv.
Ansichten im Menü „Bereiche"
- Alle Bereiche: Tabelle für die schnelle Pflege, oben mit Reitern je Art.
- Übersicht: zeigt die Bereiche mit ihren Ämtern und Besetzungen, wahlweise nach Art oder nach Kategorie gegliedert.
- Organigramm: grafische Darstellung von Struktur und Leitungen.
- Zuständigkeiten: folgt in Kürze.
- Ämter: die globalen Ämter der Organisation mit ihrer Besetzung.
Mitglieder und Positionen pflegen
Ein Klick auf einen Bereich öffnet seine Detailansicht mit zwei Reitern:
- Mitglieder: alle Personen, Teams und Platzhalter des Bereichs mit ihren Positionen als Badges. Ein Klick auf eine Person öffnet ihre Zuordnungen – alle Positionen in diesem Bereich samt Zeiträumen. Über „Hinzufügen" ordnest du eine oder mehrere Personen auf einmal zu; fehlende Positionen legst du dabei direkt an.
- Positionen: alle Positionen des Bereichs mit Besetzung und den wichtigsten Einstellungen. Hier legst du Positionen an, sortierst sie, öffnest ihre Einstellungen (Klick auf die Zeile) oder ihre Besetzung mit der ganzen Historie.
Auch von der Person aus geht es: Im Personen-Dialog zeigt der Reiter „Bereiche" alle Bereiche der Person; ein Klick öffnet dieselben Zuordnungen.
Mitglieder gehören nie direkt zu einem Bereich, sondern immer über eine Position. Wie Positionen und die zentralen Ämter zusammenspielen, steht auf der nächsten Seite.